Cinco passos que evitam fraudes e multas no Contas a Pagar

Diante do aumento de fraudes com boletos, pagamentos digitais e da intensificação da fiscalização eletrônica, o processo que engloba uma "Conta a Pagar" deixou de ser apenas operacional para assumir papel estratégico na proteção do caixa e na conformidade fiscal das empresas. Processos bem desenhados, controles internos robustos e uso inteligente de tecnologia são hoje os principais aliados na prevenção de golpes e multas.

Dados do segundo capítulo do Panorama do Contas a Pagar 2026, estudo inédito da Qive, revelam que, apenas em 2025, os setores de Varejo e Indústria receberam R$ 50 milhões em boletos cuja origem não consta na base da Receita Federal. Embora nem todos representem fraude, o volume expõe um problema crescente: inconsistências de compliance que dificultam a prestação de contas e pressionam os times financeiros.

Neste cenário, alguns cuidados ajudam a evitar fraudes e multas. A seguir, Erika Daguani, CPO da Qive aponta cinco passos de como as companhias podem se precaver.

1 - Fraudes em pagamentos

Para evitar fraudes em pagamentos, as organizações precisam reforçar a checagem das informações antes de liberar qualquer valor. Uma prática essencial é validar o código de barras no portal do banco, antes de concluir o pagamento, garantindo que o boleto não foi adulterado ou, idealmente, utilizar soluções que automatizam essa checagem para reduzir a dependência de verificações manuais. Também é fundamental nunca aprovar mudanças de conta bancária sem confirmar diretamente com o fornecedor, por telefone ou por um canal oficial já conhecido, o que evita golpes que usam e-mails falsificados. "A segregação de funções reduz significantemente os riscos: quem cadastrar o fornecedor não deve ser a mesma pessoa responsável por aprovar ou efetuar o pagamento. Outro cuidado importante é manter listas atualizadas de fornecedores confiáveis, revisando periodicamente dados cadastrais e informações bancárias. Por fim, registrar trilhas de auditoria em todas as etapas do fluxo ajuda a identificar anomalias e dá mais segurança ao processo, criando barreiras adicionais contra fraudes internas e externas", pontua Erika Daguani, CPO da Qive.

2 - Multas fiscais decorrentes de falhas operacionais

Com a fiscalização eletrônica, qualquer divergência entre notas fiscais, declarações e pagamentos pode gerar autuações rápidas. Erros de tributação, compras sem respaldo contratual ou pagamentos de notas inconsistentes costumam passar despercebidos em rotinas manuais. Para reduzir o risco, recomenda-se conferir a NFe antes do pagamento, verificando CNPJ, descrição, CFOP, impostos e dados cadastrais. "Também é importante alinhar rotineiramente o Contas a Pagar, Fiscal e a Contabilidade, garantindo que a tributação definida seja a aplicada no pagamento de ponta a ponta. Manter o calendário fiscal integrado ao fluxo de pagamentos, assegurando que cada desembolso esteja vinculado às obrigações acessórias correspondentes é outro ponto fundamental neste processo. Por fim, checklists fiscais para notas de alto risco ou valor também ajuda a evitar multas", explica Erika.3 - Boas práticas de compliance para evitar prejuízos

Além de revisar processos, fortalecer regras claras de compliance é decisivo para reduzir falhas humanas. "A recomendação é manter cadastros de fornecedores atualizados e revisados periodicamente, com conferência de CNPJ, situação cadastral, titularidade bancária e histórico de relacionamento. Criar travas de aprovação por valor, exigindo múltiplos aprovadores para pagamentos expressivos ou fora do padrão também evita problemas, além de revisão contínua de pagamentos atípicos, novos fornecedores e exceções operacionais", alerta a CPO.

4 - Tecnologia como aliada do Contas a Pagar

Ferramentas de automação financeira e fiscal ajudam a eliminar erros de digitação, identificar inconsistências e monitorar riscos em tempo real. "Entre os principais benefícios práticos estão a validação de notas fiscais antes que elas cheguem ao fluxo de pagamento; o cruzamento de dados de fornecedores com informações oficiais e a geração de alertas para pagamentos duplicados, valores fora do histórico ou dados bancários recém-alterados. Outra vantagem é o bloqueio automático de transações suspeitas, com reencaminhamento para revisão humana", aponta a profissional.

5 - Cultura, treinamento e papel da liderança

Nenhum processo se sustenta sem pessoas preparadas. O fortalecimento da cultura de prevenção é tão importante quanto a tecnologia. Treinamentos contínuos sobre golpes comuns, análise de documentos, segurança digital e boas práticas fiscais devem fazer parte da rotina dos times. "Isso facilita a comunicação sobre riscos, incidentes e compartilha os aprendizados, o que facilita a criação de um ambiente que incentiva a dupla checagem e desencoraja aprovações automáticas", encerra Erika.